Toutes les copropriétés sont administrées par un syndic.
Le syndic peut être :
- Un professionnel, soit généralement une agence immobilière,
- Un non professionnel, soit un copropriétaire désignée par les autres copropriétaires, ou son conjoint. On parle également de syndic bénévole, même si en réalité, le non professionnel a la faculté de se faire rémunérer et doit, en tout état de cause voir ses frais avancés remboursés sur le budget de la copropriété.
Il est désigné par l’assemblée générale à la majorité absolue. L’assemblée générale doit également approuver son contrat de mandat.
Le contrat de mandat du syndic prévoit :
- La durée du mandat, sa date de début et de fin.
La durée du mandat est de trois ans renouvelables. Il est renouvelé suivant une décision de l’assemblée générale. Dans certains cas, notamment si le syndic a participé à la construction de l’immeuble en qualité de promoteur ou d’architecte, la durée du mandat sera réduite à un an ;
- La rémunération, notamment lorsqu’il s’agit d’un syndic professionnel.
Elle est constitué d’honoraires forfaitaires pour les missions confiées par le contrat de mandat, et d’honoraires spécifiques pour des prestations supplémentaires non prévues dans le budget prévisionnel.
- Les conditions d’exécution de sa mission.
Qu’il soit professionnel ou non, le syndic doit remplir un certains nombre d’obligations, soit :
- Justifier d’une garantie financière suffisante devant permettre le remboursement des fonds de la copropriété en cas de faillite,
- Souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle,
- Ouvrir un compte bancaire séparé au nom de la copropriété, sauf vote contraire de l’assemblée générale,
- Pour le syndic professionnel, une carte professionnelle de « gestion immobilière » délivrée par la préfecture.
Mais qu’en est-il exactement de son rôle ?
Le syndic est le représentant légal du syndicat des copropriétaires, lequel est la collectivité regroupant les copropriétaires de l’immeuble.
A ce titre, il a pour missions notamment :
- d’administrer l’immeuble, de garantir son bon état et de faire réaliser, le cas échéant, tous travaux urgents nécessaires à la conservation et à la sauvegarde de l’immeuble,
- d’assurer l’exécution des dispositions du règlement de copropriétés et des décisions de l’assemblée générale,
- d’établir le budget prévisionnel et les comptes du syndicat des copropriétaires, de répartir le montant des charges à payer entre les copropriétaires en fonction de leurs tantièmes,
- de percevoir les charges dues par chaque copropriétaire ;
- de conserver tous les documents relatifs à la copropriété et de les mettre à disposition des copropriétaires dans certains cas particuliers, notamment en cas de contestation de charges.
Une fois par an, le syndic rend compte de sa gestion en assemblée générale.
Si les copropriétaires ne sont pas satisfaits des prestations du syndic, ils peuvent décider de ne pas renouveler le mandat, voire révoquer le syndic en demandant la tenue d’une assemblée générale spéciale (au syndic).
Ils doivent préalablement en informer le conseil syndical. C’est à lui qu’il reviendra ensuite de convoquer cette assemblée si le syndic ne le fait pas.
Les copropriétaires peuvent, dans des cas de carence manifeste, par exemple si le syndic n’exécute pas une décision de l’AG, même huit jours après une mise en demeure de le faire, saisir le Tribunal de Grande Instance du lieu de situation de l’immeuble, assistés d’un avocat, pour demander la nomination d’un administrateur provisoire. Cet administrateur sera, s’il est fait droit à la demande des copropriétaires, chargé de gérer la copropriété à la place du syndic dans l’attente de la résolution du problème.
IMPORTANT : les fautes éventuelles commises par le syndic doivent alors être justifiées, car si elles ne le sont pas, les copropriétaires peuvent être condamnés à l’indemniser.